Dinsdag 15/10/2019

E-mail

Per ongeluk op de ‘reply all’-knop geduwd, en nu?

Illustratiebeeld. Beeld Getty Images/iStockphoto

Elke kantoormens krijgt wel een keer te maken met een e-mail die per ongeluk naar veel te veel ontvangers gaat. Hoe ga je om met pijnlijke antwoorden die naar iedereen zijn gegaan en hoe houd je rust in je inbox?

Je baas stuurt een mail naar het hele team om te vragen of bepaalde werkzaamheden goed verlopen. Je wilt erop antwoorden dat die ene gast van marketing geen reet uitvoert. Maar na een klik op de verzendknop kom je er achter dat je die mail niet alleen naar je baas hebt gestuurd, maar naar iedereen – inclusief de collega waar je over klaagt.

Ander voorbeeld: in 2016 ontvingen door een bug 840.000 medewerkers van het Britse zorgstelsel NHS een testmail. Honderden artsen, verpleegkundigen en andere medewerkers van de NHS stuurden een antwoord om te vragen of ze uit het gesprek gehaald konden worden. Die reply-alls gingen ook weer naar alle medewerkers. Volgens The Telegraph werden in vier uur tijd bijna tweehonderd miljoen overbodige mails verzonden.

Zo’n misstap met de reply-all-knop van je mailprogramma overkomt je meestal maar één keer. Hoe ga je ermee om als het misgaat en hoe kun je het voorkomen?

Zo ga je om met een reply-all...

Erken je fout

Heb je iemand belachelijk gemaakt? Bied dan je excuses aan, liefst in persoon om verdere digitale misverstanden te voorkomen. Dat is niet leuk, maar het biedt je wel de kans om sluimerende conflicten ook eens daadwerkelijk aan te pakken. Doe in ieder geval niet alsof je gehackt bent en niks weet van de verzonden mails: daar trapt anno 2019 echt niemand meer in. 

Maak gelijk werk van je digitale veiligheid

Schakel zeker voor je mailbox tweestapsverificatie in. Dat betekent dat je naast je wachtwoord een code moet invullen wanneer je voor het eerst vanaf een nieuwe locatie of apparaat inlogt. Die code kun je met een speciale app op je telefoon genereren of via sms ontvangen.

Ben je de ontvanger? Negeer de mails.

Een reply-all hoeft niet per se een pijnlijke boodschap te bevatten die bij de verkeerde ontvanger terechtkomt om tot frustratie te leiden. Grotere organisaties maken vaak gebruik van distributielijsten (bijvoorbeeld marketing@bedrijf.nl waarbij een mail naar alle medewerkers van de marketingafdeling gaat). Soms stuurt iemand een mail naar de verkeerde distributielijst (bijvoorbeeld eentje met alle zesduizend medewerkers erop), waarna honderden mensen met reply-all reageren dat de mail niet voor hen bedoeld is – waardoor die mail dus ook weer bij alle medewerkers terecht komt. Dit gebeurde een aantal jaar terug bij The New York Times, waarna de krant het kortste artikel ooit publiceerde met als kop ‘Als ik per ongeluk op een mailketting beland, moet ik dan met reply-all vragen om verwijderd te worden?’. Antwoord: nee. 

Negeer het bericht en alles dat erop volgt. Hoe meer mensen dit doen, hoe eerder het voorbij is. Wil je er in de tussentijd voor zorgen dat je niet gek wordt? In zowel Outlook als Gmail kun je een gesprek muten, waardoor je de berichten nog wel ontvangt, maar ze niet meer in je inbox verschijnen. Je kunt ze dan alsnog nalezen in de map met verwijderde berichten (Outlook) of alle e-mails (Gmail).

...en vier tips om het voortaan te voorkomen

1. Vul de mailadressen pas op het einde in

Mailprogramma’s zijn vrijwel allemaal zo vormgegeven dat je éérst de ontvangers invult en dan pas begint met schrijven. Het is beter om dat andersom te doen. Op die manier voorkom je dat je per ongeluk mails verzendt die nog niet af zijn en kun je goed kijken welke ontvangers het bericht nou echt moeten krijgen.

2. Zorg ervoor dat de antwoordknop maar naar één persoon gaat

Afhankelijk van de instellingen in je mailprogramma kan de knop waarmee je iedereen beantwoordt, misleidend groot zijn. In Gmail pas je dat aan door bij de instellingen onder ‘Algemeen’ als ‘Standaard antwoordgedrag’ te kiezen voor ‘beantwoorden’. In de webversie van Outlook doe je dat door rechtsboven op het tandwiel te klikken, ‘beantwoorden’ in te tikken in het zoekvenster en voor de instelling ‘Beantwoorden of Allen beantwoorden’ te kiezen.

3. Zorg dat je een mail nog kunt terugtrekken

Meestal komt de realisatie dat je een fout hebt gemaakt in het adresseringsveld al meteen zodra je op verzenden klikt. Gelukkig bieden zowel Gmail als Outlook de mogelijkheid om een mail toch niet te verzenden, in beide programma’s heet dat ‘Verzenden ongedaan maken’. Eigenlijk betekent dit dat het programma de mail nog een aantal seconden vasthoudt voordat hij daadwerkelijk wordt verzonden. In Outlook kun je kiezen voor een reddingspoging binnen 5 of 10 seconden, in Gmail kan dit ook nog na 20 of 30 seconden. 

4. Gebruik verschillende apps voor je privémail en je werkmail

Eén gezamenlijk overzicht met al je berichten lijkt misschien handig, maar kan een hoop ellende veroorzaken. Als je een bericht wilt sturen vanuit je persoonlijke inbox, kan de app zomaar de suggestie doen om te mailen naar een ontvangerslijst uit je zakelijke adresboek. Dat voorkom je door bijvoorbeeld de Gmail-app alleen voor persoonlijke berichten te gebruiken en de Outlook-app alleen zakelijk. Beide programma’s kunnen overweg met accounts van allerlei providers, je bent dus niet gebonden aan de diensten van Google of Microsoft.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met De Morgen?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van De Morgen rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar info@demorgen.be.
DPG Media nv – Mediaplein 1, 2018 Antwerpen – RPR Antwerpen nr. 0432.306.234