Zaterdag 18/01/2020

Waarom u vergaderen haat

'Iedereen heeft het zo druk, maar zit zich wel uren te vervelen in vergaderingen.' Dus beslisten ze bij de Nederlandse verzekeraar Centraal Beheer Achmea deze week vergaderen te verbieden. Het zou er wel eens een week zonder manipulatief gedrag en demotiverende speeches kunnen worden. Sjoukje Smedts

In minder dan dertig seconden was de vergadering voorbij. Met dank aan de mondige werknemer die de baas al na enkele woorden onderbrak en voorspelde hoe de komende uren er zouden uitzien. Meneer de baas zou een speech geven en niemand zou iets durven inbrengen tegen zijn argumenten. Behalve die ene collega die dat toch keer op keer doet dan, maar die zou ook nu door de rest worden genegeerd. Toch zouden ze lange tijd palaveren, onder het mom van overleg. "Dus wat denk je?", sluit de vergaderhater af. "Zullen we dit allemaal overslaan, zeggen dat het in orde is en gewoon aan het werk gaan?"

Helaas, het tafereel is niet uit het echte leven geplukt, wel uit een reclamespot voor DHL. Herkenbaar is het voor velen blijkbaar wel. "Mevrouw, u wilt niet weten hoeveel mensen me vertellen dat ze uren en uren zitten niksen in vergaderingen. Het enige dat ze zich daar afvragen, is wat ze daar eigenlijk zitten te doen. Geloof me, na e-mails wekken vergaderingen het meeste ergernis op bij werknemers", vertelt expert timemanagement Tim Christiaens van Time Management Company. "Wie deelneemt aan een vergadering smokkelt ondertussen wel smartphones en laptops binnen om zich bezig te houden, maar verder zitten velen toch vooral de plafondtegels te tellen."

Zo'n twaalf procent van de Belgische werknemers heeft het gevoel van de ene vergadering naar de andere te lopen en zo kostbare tijd te verspillen. Dat bleek in 2011 al uit een bevraging van 900 bezoekers van de jobsite StepStone. Alleen Italianen en Zwitsers zouden volgens Christiaens nog vaker nutteloos vergaderen. Dat kost bedrijven handenvol geld, analyseert hij. "Als je de lonen van tien topmanagers die nutteloos vergaderen optelt, krijg je een financiële aderlating."

Bij onze noorderburen rekende het Vergaderkundig Bureau van Wilbert van Vree daarom recent uit hoeveel geld Nederlanders uitgeven aan vergaderen. Zestig miljard euro, was zijn conclusie. De helft daarvan gaat op aan het deelnemen aan vergaderingen, die gemiddeld zo'n vier uur van de tijd van de Nederlandse werknemer innemen. De andere helft wordt geïnvesteerd in het voorbereiden van of het reizen naar vergaderingen. Geen wonder dat de Nederlandse verzekeringsmaatschappij Centraal Beheer Achmea - bekend van 'Even Apeldoorn bellen' - deze week ingrijpt en vergaderingen vijf dagen lang uit de agenda's bant. Niet zozeer om massa's centen te besparen, wel om medewerkers te tonen dat het bedrijf en de wereld ook zonder die vele vergaderingen blijven draaien.

"Het vergaderen liep soms uit de hand. Het toppunt was een vergadering die we belegden om de agenda van een volgende vergadering te bespreken. Voor je het weet, duren je vergaderingen ook te lang, zitten er alsmaar meer mensen bij die daar eigenlijk niet horen en worden dezelfde onderwerpen tijdens verschillende overlegmomenten besproken", zegt Rob Becker, directievoorzitter van Centraal Beheer Achmea. "Dan dreigt het gevaar dat je niet langer in een overlegmodel werkt, maar dat het management toch alles zelf aanstuurt. Mensen gaan dan namelijk wachten op de vergaderingen voor ze beslissingen nemen. Dat wil je niet."

Deze week alleen informeel overleg bij Centraal Beheer Achmea dus, maar zo hoeft het voor Becker ook niet altijd. "Je wilt ook niet alles in koffiekamertjes regelen. Vergaderingen hebben nog altijd als voordeel dat ze leiden tot transparante besluitvorming."

Manipuleren

Vergaderen heeft wel meer voordelen. Het kan onrust op de werkvloer snel de kop indrukken, het kan stakingen tegengaan. Bovendien handelen werknemers hun taken ook loyaler af als ze weten hoe de besluitvorming tot stand kwam omdat ze een vergadering bijwoonden. "Dat principe geldt wel alleen als mensen hun hersenen kunnen gebruiken tijdens een overleg en daardoor de meeting verlaten met nieuwe energie", merkt professor management Herman Van den Broeck (Vlerick Management School) op.

Hij tweette enkele weken geleden al dat je vergaderingen maar best kunt afschaffen als je de productiviteit van je onderneming wilt verhogen. "Alleen komen veel medewerkers gelaten en gedemotiveerd uit vergaderingen. Er wordt namelijk alleen pro forma meegedeeld wat toch al ergens anders werd beslist. Dat bezorgt werknemers alleen maar meer stress, want zij hebben het gevoel dat ze hun werk niet gedaan krijgen omdat ze bij zulke nutteloze overlegmomenten aanwezig moeten zijn."

Vergaderaars eindigen dus vaak met een kater. Tenzij ze heuse vergadertijgers zijn. Johan Vande Lanotte (sp.a) is er zo een. "Zeggen dat ik vergaderen leuk vind, is misschien wat overdreven", antwoordt de minister van Economie, Consumenten en Noordzee. Voor hem hoort het er gewoon bij. "Was ik houthakker geworden, dan zou ik hopen dat ik de hele dag hout kon hakken en geen tijd moest verspillen aan vergaderen. Als het je baan is om met mensen te overleggen en daarna beslissingen te nemen, is het niet zo vreemd dat je vaak vergadert."

Zelf verliest Vande Lanotte naar eigen zeggen toch alsmaar minder tijd tijdens vergaderingen. Overleggen neemt dan regelmatig nog meer dan de helft van zijn werktijd in beslag, de vergaderingen die hij zelf belegt, duren meestal niet langer dan twintig minuten. "Het is belangrijk dat je snel weet waar je naartoe wilt en wat het belang van de anderen rond de tafel is. Geloof me, na al die jaren leer je wel wie de vergadering probeert te manipuleren."

Voor wie daar nog niet zo in bedreven is, enkele tips. Wat bijvoorbeeld te denken van een voorzitter die bij aanvang van de vergadering aangeeft dat hij of zij "hoopt snel tot een consensus te komen"? Onschuldig? Niets van. Puur manipulatiegedrag, want durf na zo'n aankondiging nog maar eens in te gaan tegen een voorstel. De voorzitter kan op dat moment evengoed zeggen dat hij of zij al lang een beslissing nam. Of die boodschap via e-mail verspreiden.

En wat met een voorzitter die verkondigt dat het dossier dat moet worden besproken best ingewikkeld is en daarom eerst wat uitleg behoeft? Professioneel? Komaan, niet zo naïef. Hij of zij overstelpt u daarna graag urenlang met ingewikkelde termen, tot u moegeluisterd overal mee instemt. Hetzelfde doet u waarschijnlijk als de persoon die de vergadering leidt niet aarzelt om te melden dat hij hetzelfde onderwerp al met de raad van bestuur besprak en dat die zó enthousiast reageerde.

"Ach, dat manipuleren hoort erbij, het is deel van het vergaderspel", reageert Sonja De Becker, ondervoorzitter van de Boerenbond en nog zo'n vergadertijger. Meer dan de helft van haar werktijd brengt ze door in vergaderlokalen, bij de Boerenbond of bijvoorbeeld bij de Nationale Bank of de Sociaal-Economische Raad voor Vlaanderen (SERV). "Ook deelnemers kunnen een vergadering manipuleren, door bijvoorbeeld te zwijgen of hun ideeën pas helemaal aan het einde met de rest te delen", weet De Becker.

Als ze zelf een vergadering voorzit, pikt ze dat niet altijd. "Ik zal er subtiel een opmerking over maken. Dat doe ik ook als ik merk dat mensen onvoorbereid aan een vergadering beginnen. Want vergaderen om te vergaderen, daar heb ik een bloedhekel aan. Ik heb er gewoon geen tijd voor en dat zullen collega's merken als ze met mij overleggen."

Niet alle vergaderleiders blijken er zo over te denken. Volgens expert timemanagement Tim Christiaens willen Belgen hun vergaderingen vooral gezellig maken. Een vastgelegd einduur hoort daar niet bij, laat staan een maximum aantal minuten dat aan elk agendapunt mag worden besteed. Ook concluderen wie nu eigenlijk wat tegen wanneer moet doen, is er in ons land volgens Christiaens vaak niet bij.

Waarom zou je ook, als dat betekent dat je dan misschien een vergadering minder nodig hebt? Veel vergaderen staat namelijk in sommige kringen nog altijd chique. Want, 'wie - amai - zo veel vergadert, zal wel heel belangrijk zijn.' "Als toplui de ene vergadering kunnen overslaan omdat ze bijvoorbeeld alles al via telefoon of e-mail konden regelen, kiezen ze er daarom vaak voor om een andere vergadering bij te wonen. Iedereen wil tenslotte graag dat de topman of -vrouw van het bedrijf hun meeting volgt", stelt Wilbert van Vree van het Vergaderkundig Bureau. "Zo maken die mensen van vergaderen hun vak. Ze zouden beter wat kritischer omgaan met hun tijd."

Topless vergaderen

Maar vooral Herman Van den Broeck loopt niet hoog op met de vergadertechnieken van de voorzitters. Zelfs al zijn ze nog zo goedbedoeld. Het jaagt de managementprofessor bijvoorbeeld de kast op dat voorzitters een vergadering openen met de mededeling dat ze al probeerden om na te denken over het te bespreken probleem en een mogelijke oplossing. "Dan geraak je verzeild in urenlange voor-en-tegenspelletjes, waarbij mensen geneigd zijn hun mening zo snel mogelijk te roepen om toch maar gelijk te krijgen. Voor je het weet vul je alle tijd weer met een banale discussie."

Er zijn nochtans enkele simpele oplossingen. Topless vergaderen, bijvoorbeeld. Begrijp: vergaderen zonder laptop of smartphone, in een poging iedereen bij de les te houden. Al zijn er dan nog altijd die plafondtegels die kunnen worden geteld. Staand vergaderen, nog zoiets. Kan handenvol geld opleveren omdat het meestal minder lang duurt. Net zoals vergaderen kort voor de lunch of aan het einde van de werkdag. Weinigen die dan zin hebben om het overleg eindeloos te rekken. Of simpeler, roep mensen pas bij de vergadering als hun inbreng echt nodig is en laat hen meteen daarna weer vertrekken.

En dan is er nog de meest opmerkelijke oplossing van allemaal: Maak een verslag van de vergadering nog voor ze doorgaat. Klinkt misschien een beetje extreem, maar de techniek wordt wel echt gebruikt. Van den Broeck: "De voorzitter van een vergadering gaat dan eerst langs bij iedereen die aanwezig zal zijn. Het verslag wordt voorgelezen bij het begin van de meeting. Pas als iemand verwonderd is over wat er wordt gezegd, start de discussie. Zo spendeer je alleen tijd aan analyses waarvoor creativiteit nodig is. Zo hoort het."

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met De Morgen?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van De Morgen rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar info@demorgen.be.
DPG Media nv – Mediaplein 1, 2018 Antwerpen – RPR Antwerpen nr. 0432.306.234