Zondag 07/06/2020

Communicatie

Powerpoint 101: zo presenteer je beter dan de Nationale Veiligheidsraad

(Vlnr.) Minister-president van Wallonië Elio di Rupo, premier Sophie Wilmès, Vlaams minister-president Jan Jambon en minister-president van de Franse Gemeenschap Pierre-Yves Jeholet. Hun persconferentie met bijhorende powerpointpresentaties was geen succes.Beeld Photo News

De langverwachte persconferentie van afgelopen vrijdag kreeg bakken kritiek (en luidde een lading memes in). Niet vanwege de maatregelen, wel door de erbarmelijke powerpointpresentaties. Twee experts aan het woord over de do’s en don’ts van ‘de Powerpoint’ – en die zijn niet alleen nuttig voor onze premier. 

Eerst dit: de inhoud van de persconferentie is nog altijd het belangrijkste. We spreken over mensenlevens en de druk op de collectieve schouders van de Veiligheidsraad is enorm. Maar net daarom mag en moet je duidelijk communiceren. Een bijna onleesbare powerpointpresentatie tjokvol informatie, in vier talen en erg gul met schrijffouten is niet ideaal.

“Het slechtste wat je kan doen, is een Word-document presenteren, en dat hebben ze nu gedaan”, zegt pr-specialist Geert Van den Eijnden. De copywriter coacht presentatietechnieken, onder meer bij de Belgian Advertising School in Mechelen, en gaat er prat op dat zijn studenten in een uur tijd qua vorm betere slides zouden maken dan wat we vrijdagavond na drie uur te zien kregen.

Ook onderzoeker Reinout Roels is niet mals voor de Veiligheidsraad. Hij nam vorig jaar in het kader van zijn doctoraat 12.000 powerpointpresentaties onder de loep en ontwikkelde op basis daarvan een nieuwe tool (MindXpres) om zo het concept van de presentatie te hervormen voor 2020. “Het was niet schitterend”, lacht hij. “Er stond een overvloed aan informatie in de slides. Je wil dat de mensen naar je luisteren, en niet enkel de slides lezen.”

Hou het simpel

Drieënnegentig slides en genoeg informatie om een rechtenstudent te doen zweten. ‘Less is more’ was zelden zo toepasselijk. Wie zich hierin herkent, onthoudt vanaf nu best de 10-20-30-regel van voormalig Apple-evangelist Guy Kawasaki. “Tien slides, twintig minuten, en lettertype dertig”, legt Van den Eijnden uit. “Probeer je aantal slides echt te beperken tot de essentie.” In gevallen waar er nu eenmaal veel informatie te verdelen valt, zoals vrijdagavond het geval was, kan je volgens de pr-specialist beter achteraf een samenvatting verdelen met alle details en eventuele grafieken.

Voer dialoog met je publiek

Er was dus veel leesvoer op de powerpointpresentatie van de Veiligheidsraad. Te veel. Sophie Wilmès bombardeerde zichzelf zo onvrijwillig tot woordvoerder in plaats van premier. Want presenteren is nooit louter voorlezen, je moet kunnen overtuigen, zegt Van den Eijnden. “Kijk jouw mensen aan, niet jouw slides. Ze gaan toch altijd sneller kunnen lezen wat er op je slides staat dan jij, en dan denken ze: ‘Jezus, ik was daar al.’ De slide is niet meer dan een ondersteuning van de inhoud en het gevoel dat je wil overbrengen tijdens de presentatie. Ze moeten elkaar versterken.”

Een sterke presentatie is volgens de 36-jarige lesgever een vorm van dialoog. Je moet je publiek niet noodzakelijk horen spreken, maar de toehoorders moeten wel meedenken, vertelt hij. “Als spreker moet je de mensen raken en prikkelen om mee te stappen in jouw verhaal. De eerste minuten zijn daarom ongelofelijk belangrijk in jouw presentatie. Probeer ook regelmatig vragen te stellen in je presentatie.”

Reinout Roels voegt daar nog aan toe dat er intussen ook meerdere tools bestaan om je publiek te betrekken bij je presentatie. Zo kan je hen bijvoorbeeld laten stemmen via hun smartphone.

Wees menselijk

Ook wát onze eerste minister voorlas, gaf de persconferentie iets koels en had evengoed een stagiaire of Siri/Alexa kunnen lezen. “Kort samengevat kwamen de slides net uit de jaren 90”, zegt Van den Eijnden. “Ik miste empathie, een verhaal en persoonlijkheid. Mensen zijn bezorgd. Speel in op de verwachtingen van je publiek – wanneer kan ik mijn familie terugzien, bijvoorbeeld? De Veiligheidsraad leek nu vooral in te zetten op geloofwaardigheid. Te zakelijk en saai: jammer.”

Mensen missen hoop, zegt hij. En dan moet je je aan iets kunnen optrekken naast feiten en cijfers. “Werk bijvoorbeeld naar een inspirerende slogan, krachtlijn of memorabele uitspraak. Genre: #BlijfInUwKot.

Behoud overzicht

Was het nu fase 1b, 3a of 42xy? Presenteren is misschien geen raketwetenschap, wie vrijdag zijn aandacht er niet bijhield, kon vijf minuten later al niet meer volgen. Er was nochtans een doodsimpele manier om de fases te vertalen naar mensentaal. “Ze hadden moeten beginnen met een eenvoudige tijdslijn”, zegt Roels. “Zo kan je elke belangrijke dag duidelijk aanduiden en achteraf kan je de fases afzonderlijk uitlichten. Na elke fase toon je de tijdlijn nog eens zodat iedereen weet waar je zit.”

Werk visueel en consequent

Tous ensemble, zeker nu. Maar laten we eerlijk zijn: er zijn genoeg verschillen te benoemen met onze Franstalige landgenoten. Zoals taal, stemgedrag, en blijkbaar ook andere lettertypes en kleuren. Roels struikelde even over de stijlwissel in de powerpointpresentatie zodra Jan Jambon (N-VA) over de scholen begon. “Het was heel duidelijk dat er verschillende mensen aan die presentatie gewerkt hebben. Hou je stijl consistent. Een huisstijl om het simpel uit te drukken.”

“Beelden zijn baas”, voegt Van den Eijnden daar nog aan toe. “Ons brein verwerkt beelden 15,4 keer sneller dan tekst. Persoonlijk had ik aangeraden met een foto van zorgpersoneel te beginnen. Helden in actie. Op je laatste slide cirkel je dan terug naar die foto. Zo begrijpt iedereen dat je presentatie voorbij is én eindig je met hoop en kracht.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met De Morgen?

Tip hier onze journalisten


Op alle artikelen, foto's en video's op demorgen.be rust auteursrecht. Deeplinken kan, maar dan zonder dat onze content in een nieuw frame op uw website verschijnt. Graag enkel de titel van onze website en de titel van het artikel vermelden in de link. Indien u teksten, foto's of video's op een andere manier wenst over te nemen, mail dan naar info@demorgen.be.
DPG Media nv – Mediaplein 1, 2018 Antwerpen – RPR Antwerpen nr. 0432.306.234