Donderdag 29/07/2021

Werk

Hoe je je slim voordoet tijdens vergaderingen: "Echt, je hebt geen eigen ideeën nodig"

null Beeld Shutterstock
Beeld Shutterstock

Sarah Cooper, ex-Yahoo, ex-Google en ex-Uber, schreef een boek over hoe je je slim voordoet tijdens vergaderingen. Haar tips zijn tegelijkertijd hilarisch en griezelig effectief.

"Meer dan een derde van de vergade­ringen is bedoeld voor het plannen van een nieuwe, een zesde van de tijd gaat op aan de vraag of iemand het zojuist gezegde wil herhalen omdat je niet zat op te letten, en nog eens drie zesde had eigenlijk gewoon per e-mail afgehandeld kunnen worden.”

Als je in de tertiaire sector ofte zakelijke dienstverlening actief bent, is de kans erg groot dat jij wekelijks – of als je geluk hebt maandelijks – in een vergadering zit en je huid eraf krabt van de frustratie of verveling. Veel vergaderingen zijn dan ook zinloze zombiefestijnen. Tegelijkertijd bieden die bijeenkomsten belangrijke kansen om aan je meerdere te tonen welke leiderskwaliteiten jij in je mars hebt. Kortom, wil je ­promotie, wees dan de slimmerik terwijl iedereen met zijn gedachten bij de lunch zit.

Hoe je dat doet, beschreef Sarah Cooper in 2014 in haar eerste bericht op het toen nog onbekende platform Medium.com, dat dit najaar een volledig boek werd. Het bericht bevatte tien tips met basale illustraties om slim over te komen tijdens vergaderingen (10 Tricks to Appear Smart in Meetings). Sarah ging instant viraal. De volgende dag bleek die post tweehonderdduizend keer bekeken te zijn.

De tien tips van Sarah zijn tegelijkertijd hilarisch en ontzettend hard waar. Zo raadt Sarah aan om in het heetst van de strijd te zeggen: “Laten we even een stapje terugzetten.” Nog een tip: werpt iemand een percentage op, vertaal dat dan naar een breuk: “Dat is één op de vier.” Ook belangrijk: wandel rond in de vergaderruimte en herhaal wat de slimste uit de groep net heeft opgeworpen. En zeker doen: blijven knikken terwijl je doet alsof je alles opschrijft.

Mij wist Sarah te overtuigen met haar tips voor de brainstorm, het type vergadering waar de onzinmeter diep in het rood gaat omdat mensen 90 procent van de vergadering vullen met zich ontzettend slim proberen voor te doen. Sarahs tips: wandel naar buiten en vraag of iemand ook thee wilt – zo hoef je er niet de hele tijd bij te zijn en toon je tegelijkertijd assertiviteit. Deel ook analogieën mee die dermate achterlijk zijn dat ze diepzinnig overkomen, genre: “We hebben de taart maar de taart heeft nog een mooi beslag nodig; wat is dat beslag?”

null Beeld Shutterstock
Beeld Shutterstock

Nog een winner: vraag je luidop af of we wel de juiste vragen aan het stellen zijn. En gebruik spreekwoorden: “Is dat niet een beetje een tang op een varken?” (Ga gerust veel abstracter dan dat.) Tot slot: vraag je hardop af of een idee niet te klein is, zodat je als een groot denker overkomt. Gebruik ­volgende zinnen: “Maar in welk opzicht is dit disruptief?”; “Is dit de toekomst?”; “Ik dacht dat dat dood was”; “Waar ligt de grote winst?”; “Maar doet Apple dat niet al?”

Imitatie van de baas

Sarah ging viraal omdat zij als ex-Yahoo, ex-Uber en ex-Google een ervaringsdeskundige is op gebied van bullshitvergaderingen maar ook omdat zij erg frank schrijft. Op haar blog TheCooperReview (die een maand na de virale post werd gebouwd) staat te lezen hoe zij eerst een paar middelmatige blogs had opgestart maar uiteindelijk een uitgever wist te overtuigen met krabbels over haar vergaderingen bij Yahoo uit een acht jaar oud ­notitieboekje. Ook geeft zij zonder boe of ba toe dat de illustraties niets meer zijn dan gecalqueerde stockfoto’s — iedereen kan het!

“Ik viel tijdens vergaderingen echt wel vaak terug op die tips”, zegt Sarah me tijdens een langeafstandsinterview vanuit San Francisco (ik meld dit om succesvol en toegewijd over te komen). “Wat ik vaak gebruikte: ‘Let’s take this a step back.’ Het is werkelijk de perfecte zin wanneer een vergadering ­escaleert in chaos. Verder gebruikte ik veel non-verbale trucs zoals naast de voorzitter van de vergadering ­zitten. Daardoor lijk je belangrijk. En ik knikte veel, heel veel. Zo kom je over als iemand die zijn volledige aandacht aan de meeting wijdt en de besproken ­informatie beheert.”

Al deze trucs leerde Sarah door obser­vatie van haar oversten bij Yahoo en later bij Uber en Google waar zij tot 2015 werkte als design manager. “Ik was een jonge Jamaicaanse die terechtkwam in de tech-wereld; een buitenbeentje dus. Hierdoor vroeg ik me af: wat zijn de dingen die slimme mensen, die hogerop klimmen, doen? Ik noteerde hun gedrag om dat te kunnen kopiëren.” En het gedrag van oversten ­kopiëren, dat deed zij met succes. Zoals herhalen wat andere, slimmere werknemers zeiden waardoor het lijkt alsof het jouw idee is. “Daar was ik zeer bedreven in. Echt, op een vergadering heb je geen eigen ideeën nodig.”

Sarah schreef in feite haar eigen zelfhulpboek. Hoewel zij een vlotte babbelaar blijkt te zijn, geeft zij op het einde van het interview toe dat netwerken, smalltalk en andere sociale interacties haar op haar ongemak stellen. Dat ongemak is ongetwijfeld de oorsprong van dit boek: ze wilde zichzelf succesbabbels aanleren. EQ-vriendelijke interacties en goede sociale vaardigheden leiden nu eenmaal veel vaker tot promotie dan intelligentie of kunde. Het is een jammerlijke waarheid. “Ik heb mensen gekend die ongelooflijk slim zijn maar zeer beperkte sociale vaardigheden bezitten”, zegt Sarah. “Zij raakten gefrustreerd omdat anderen, die eerder ‘leuk’ zijn, met de betere projecten gingen lopen. De meest briljante ingenieurs die ik ken, verafschuwen dan ook vergaderingen.”

Het gedrag imiteren van oversten wierp vruchten af: je wordt niet zomaar design manager bij Google. Maar een echte hoog­draverige office jerk zat er nu ook weer niet in. De meeste van de trucjes die Sarah gebruikte bevinden zich in categorie ‘kleine verbale en non-verbale prikken’ en leidden tot de perceptie dat zij een intelligent iemand was die de controle en overzicht wist te behouden.

null Beeld Shutterstock
Beeld Shutterstock

Echte leaders gaan verder dan dat. Ze tonen macht. In haar boek beschrijft zij de beste manier om de koning Mufasa van de vergaderruimte te zijn: ga rechtop staan, wandel rond, teken iets op het whiteboard. Haar woorden: “Het kan ontzettend intimiderend zijn om tijdens een vergadering naar het ­whiteboard te lopen en er iets op te tekenen – iedereen zit vastgelijmd aan zijn stoel, te bang om ook maar een vin te verroeren. (…) Het door jou uitgestraalde leiderschaps­potentieel stijgt duizend procent door alleen al daar te gaan staan.”

Tekenen op een bord, dat is pas echt je klauwen tonen. Het komt zo sterk over dat de tekening zelf eigenlijk niet uitmaakt. In het boek staan voorbeelden opgetekend van ­diagrammen die thought leaders uit hun mouw schudden: van peuterachtige vendiagrammen tot piramides met pijltje. Het draait ­allemaal om de act. Wil je het plaatje van gladjanus trouwens vervolledigen, noem de vergadering dan geen ­vergadering. Geef het een ­positievere naam. Suggesties: een heads-up, een briefing, een meet-up, een follow-up of gewoon “even terugkoppelen”.

Automatische piloot

Halverwege het lezen van het boek van Sarah nijpt het gevoel dat alles en iedereen op kantoor, zij het een creatief bureau of een ambtenaren­stulp, gewoonweg fake is. Zijn professionele sociale interacties echt ­gerobotiseerd? “Er zijn mensen die dit soort trucjes zo goed beheersen dat het een tweede natuur is geworden”, stelt Sarah. “Ze zijn compleet voorspelbaar in wat zij zeggen en zijn haast robots. Niet iedereen natuurlijk. Mensen naar wie ik opkijk, zijn oprecht gepassioneerd en met hun vak bezig.”

null Beeld Shutterstock
Beeld Shutterstock

Er bestaan dus ook nog oprechte mensen. Mensen die niet tobbend ijsberen in een ­meeting om geniaal over te komen maar omdat zij werkelijk over dingen aan het nadenken zijn. Genieën die écht het overzicht houden tijdens een vergadering. Ze bestaan echt, sterker nog: die personen met een hoog IQ en EQ zijn de grondleggers van de trucs. Hun oprecht gedrag werd gaandeweg ­gekopieerd door wat Sarah ‘empty business heads’ noemt. Een middenkader dat passie, intelligentie en EQ imiteert om even slim over te komen als het genie. “Vervolgens ­sijpelt het imitatie­gedrag verder naar ­beneden tot bij de gewone werknemers. Dat werknemers het gedrag van hun baas ­imiteren, is iets universeels. Het komt in alle soorten bedrijven voor.”

“Mijn raad is eigenlijk: volg deze regels niét.” Voor alle duidelijkheid: het is niet Sarahs bedoeling om de regels aan te leren maar om ze af te leren. Zij heeft het geheim blootgelegd opdat mensen vanaf nu de trucs doorzien. “Als mensen zich van die trucs bewust zijn, stopt het hopelijk mee. Weet je, vanaf nu gaan de vergaderingen pas echt ongemakkelijk worden!”

En niet alleen vergaderingen. Veel van de tips zijn toepasbaar op andere sociale ­gelegenheden, al dan niet professioneel. Van netwerkbabbel tot bloedhete date: je ­gedragen als iemand die de touwtjes in handen heeft – en nog wat mysterieus overkomt ook, zoals tobbend ijsberen – leidt tot succes. “Het is echt erg dat dit soort trucs ook werken tijdens het daten. Al die maskers, al die show. Maar het klopt.”

Verlegenheid brengt niet op. Vraag maar aan Mufasa met zijn grote manen. Een en al in controle. Had ook veel vrouwtjes. En hij was CEO van de woestijn.

Sarah Cooper, 100 trucs om slimmer te lijken op je werk, Kosmos Uitgevers, 160 p., 15 euro

Extra tips voor die vergadering

— Neem de telefoon en zeg: “Sorry, maar deze moet ik opnemen”. Zo kom je bazig over

— Trap een open deur in met: “We moeten dit slim aanpakken” of “We moeten ons op onze prioriteiten richten"

— Als iemand vraagt of alles aan bod geweest is, zeg dan: “Ik had nog een paar dingen, maar die zet ik wel op de mail.” Je hoeft uiteindelijk geen mail te sturen.

— Gebruik in gesprekken over andermans project altijd het koninklijke ‘we’: “Daar moeten we echt meer aandacht aan besteden” of “Wauw, dat hebben we goed verkloot, vind je niet?”

Tips voor carrièrevrouwen

— Gebruik sportmetaforen: mannen houden ervan

— Deel fatsoenlijke high fives uit, als in: wees een van hen

— Complimenteer hem met zijn sokken

— Citeer uit de film The Big Lebowski: je hebt geen idee hoe belangrijk die film is voor mannen

null Beeld Shutterstock
Beeld Shutterstock
Meer over

Nu belangrijker dan ooit: steun kwaliteitsjournalistiek.

Neem een abonnement op De Morgen


Op alle artikelen, foto's en video's op demorgen.be rust auteursrecht. Deeplinken kan, maar dan zonder dat onze content in een nieuw frame op uw website verschijnt. Graag enkel de titel van onze website en de titel van het artikel vermelden in de link. Indien u teksten, foto's of video's op een andere manier wenst over te nemen, mail dan naar info@demorgen.be.
DPG Media nv – Mediaplein 1, 2018 Antwerpen – RPR Antwerpen nr. 0432.306.234