Woensdag 16/10/2019

reportage

Gevangen in de vergaderzaal: werken kan niet meer

Beeld Getty Images/iStockphoto

Heel wat Belgen vinden vergaderingen volstrekt nutteloos, tijdverlies op een bedje van kleffe sandwiches met kaas . Wordt het geen tijd om die martelende meetings af te schaffen?

“Ze zijn een vorm van collectieve zelfmoord.” Op het podium van TedX Gent staat NRC-wetenschapsjournaliste Ellen de Bruin. “Ze doden eerst je tijd, vervolgens je creativiteit en uiteindelijk jezelf.” De Bruin heeft het niet over Facebookdiscussies, groepswerken of de gedwongen smalltalk in een wachtzaal. Ze heeft het over de businessmeeting. Je weet wel. Dat maandelijkse of wekelijkse balkje in je elektronische kalender waarbij verwacht wordt dat je jezelf in een muf vergaderzaaltje propt om naar een muffe powerpointpresentatie te gapen terwijl je muffe broodjes kauwt. Je doet alsof je notities neemt terwijl je eigenlijk tikt aan een bestseller onder de werktitel Memoires van mijn Weimaraner. Je knikkebolt jezelf nog net geen verschot. Met wat geluk probeert een remote worker in te bellen via Skype, waardoor de statische ruis en de galm van vertraagde antwoorden je nog af en toe bij de les houden. 

Het woord ‘binnenkoppen’ valt. Vier keer. Aan het hoofd van de tafel geven identiek blauwe pakken elkaar grijnzend een high five als signaal dat de meeting afgelopen is. Je retweet de populaire meme ‘Survived another meeting that should’ve been an e-mail’ en gaat weer aan je bureau zitten, waar je hopelijk jezelf echt nuttig kunt maken.

‘No meetings ever’

Er is heel wat mis met onze hedendaagse vergadercultuur. We vergaderen te vaak en te lang, met te veel mensen over onderwerpen die niet altijd belangrijk zijn. Uit onderzoek van rekruteringskantoor Robert Half International bij 5.686 hr- en financemanagers uit twintig landen blijkt dat wereldwijd 84 procent van de ondervraagde werknemers af en toe vergaderingen bijwoont die ze grotendeels als nutteloos zouden omschrijven. In België verliest 87 procent regelmatig tijd door nutteloze vergaderingen; de helft van hen beschouwt een op de drie vergaderingen zelfs als volledig nutteloos.

Dat is net het gekke aan die businessmeeting, zegt De Bruin. “In de bedrijfswereld draait alles om efficiëntie, om ‘
time is money’. Maar al die principes worden overboord gegooid wanneer het op vergaderen aankomt. Als je je verveelt op een vergadering met bijvoorbeeld twintig mensen, moet je eens nadenken over wat ongeveer het gemiddelde uurloon zou zijn van de aanwezigen, en dat vermenigvuldigen met het aantal uur dat die vergadering duurt. Zo veel kost zo’n bijeenkomst dus.”

Beeld Elise Vandeplancke

De Bruin is van mening dat het leeuwendeel van de vergaderingen best afgeschaft kan worden. Ze verzamelde jarenlang wetenschappelijk bewijs om haar punt te staven, dat ze bundelde in het boek Vergaderen? Niet doen! (2014). Jim Buckmaster, CEO van het Amerikaanse bedrijf Craigslist, heeft een gelijkaardige regel: ‘no meetings ever’. Comedian Dave Barry stelt dat vergaderingen een verslavende, hedonistische activiteit zijn die hoge piefen regelmatig aangaan omdat ze zelf niet kunnen masturberen. Bedrijfspsycholoog en professor aan het Londense King’s College Frederik Anseel vergeleek in een column voor De Tijd de vergadering dan weer met “een gifgas dat alle beschikbare ruimte inneemt”. De vele reacties die op zijn column volgden bevestigen de trend: vergaderingen zijn een kwelling. “Een CEO – ik ga zijn naam niet noemen – had me gemaild dat hij mijn column zelfs heeft afgedrukt, geplastificeerd en in alle vergaderlokalen van zijn bedrijf heeft gelegd”, vertelt Anseel.

Democratische tool

De vergadering afschaffen vindt de bedrijfspsycholoog niet realistisch, maar de frequentie moet wel drastisch teruggeschroefd worden. “Vaak worden vergaderingen ingeroepen om informatie mee te delen. Dat is rampzalig: zoiets kan evengoed in een toespraak of een mailtje.” De Bruin zegt dat meetings vaak een soort democratische tool zijn om werknemers de illusie te geven dat ze inspraak hebben in het beslissingsmakingsproces. Anseel treedt haar daarin bij. “Ook dat is gewoon informatie-overdracht, een manier om je werknemers akkoord te laten gaan met wat op voorhand eigenlijk al een uitgemaakte zaak is.” De enige goeie reden om een vergadering te houden, zegt Anseel, is als je echt nood hebt aan informatie en perspectieven van verschillende mensen die op elkaar moeten verder bouwen.

“Ach. Er zijn zoveel dingen waaraan ik me erger in vergaderingen”, verzucht Saïd, een IT-consultant voor verschillende bedrijven. “Meetings die eigenlijk aan de hand van een telefoontje gedaan konden worden. Meetings waarvoor 326.585 mensen uitgenodigd zijn, maar van wie slechts een paar spreken en beslissen. Elke halve idioot die zich probeert te bewijzen door buzzwords op te werpen of tegen iets te zijn, enkel om op te vallen… Ik kan nog wel even doorgaan, maar ik zit in een meeting”, lacht Saïd, wiens meest memorabele vergaderweek amper twee meetingvrije uren bevatte.

Peak Performance

Het is dan ook niet verrassend dat er heel wat mensen rijk geworden zijn met boeken over het efficiënt organiseren van vergaderingen. De meest recente publicatie heet The Surprising Science of Meetings, met de niet minder dan indrukwekkende ondertitel ‘How You Can Lead Your Team to Peak Performance’. Het lijkt het zoveelste staaltje marketinglingo, het soort turf dat marketingmanagers maar wat graag naast hun iPad op hun strandhanddoek laten rondslingeren wanneer ze hun dagelijkse kilometers gaan zwemmen om aan te tonen dat ze het zelfs op vakantie druk-druk-druk hebben. Het boek is evenwel gebaseerd op tonnen wetenschappelijk onderzoek, gebundeld door Amerikaans professor Steven Rogelberg, die al vijftien jaar bedrijven bijstaat over dit onderwerp.

“Meetings hebben een slechte reputatie, maar een wereld zonder vergaderingen is zo mogelijk nog problematischer”, poneert Rogelberg. Wij kunnen ons daar wel iets bij voorstellen. Meetings zijn nu eenmaal het uitgelezen moment om je mailbox uit te mesten, even vlug een paar smileys in de familie-whatsappgroep te knallen en na te denken over wat je vanavond in godesnaam wilt eten.

Beeld Elise Vandeplancke

Rogelberg ziet het echter een tikkeltje anders. “Vergaderingen zijn een essentiële communicatie- en coördinatietool, ze geven werknemers het gevoel van inclusie, ze leren ons iets bij over het belang van verschillende meningen en visies wanneer er een consensus gevormd moet worden”, zegt hij.

De professor vindt – mocht dat nog niet duidelijk zijn – het geen goed idee om de vergadering af te schaffen, maar streeft er wel naar om slechte vergaderingen de bedrijfswereld uit te helpen. Hij ontwikkelde daarvoor enkele vuistregels die hij uitgebreid uitlegt en met voorbeelden staaft in zijn boek. In principe komen ze neer op: hou je vergaderingen kleiner en korter, start ze juist (en op tijd), behoud het overzicht en evalueer je meetings na afloop.

Vergadertijgers

Die regels blijken aan te sluiten bij de grieven van slachtoffers wier week vaak gekleurd wordt met powerpointpresentaties en hamsandwiches die beginnen te verkleuren. De lijst met slechte vergaderervaringen van commercieel manager Ann is nagenoeg eindeloos. “Mensen die er moeten zijn en er niet zijn, mensen die er niet moeten zijn maar er wel zijn, mensen die teveel praten zonder een punt te maken, meetings die te lang duren of te laat beginnen, meetings zonder duidelijk doel of agenda, slechte powerpoints,…”

Even een test: als je tot in de helft van dit stuk bent geraakt en niet snapt waarom er zo gekankerd wordt op vergaderingen – steevast hét hoogtepunt van jouw dag – dan is de kans groot dat jij een zogenoemde vergadertijger bent. Iemand die graag in het middelpunt van de belangstelling staat, kickt op momenten waarop hij zijn zegje mag doen en gewoon héél erg graag input geeft, ook over onderwerpen waar hij eigenlijk niets van af weet. “Mocht Dante zijn Goddelijke komedie herschrijven, dan was de zevende cirkel voorbestemd voor de vergadertijger”, schreef Frederik Anseel in zijn column.

Steven Rogelberg is minder dieronvriendelijk, maar raadt managers aan om voor de meeting de input van alle aanwezigen te verzamelen en daar wanneer nodig tijdens de vergadering op terug te komen, zodat ook de mening van stillere mensen aan bod komt. Ook hamert hij op het belang van een zo minimalistisch mogelijke gastenlijst. Jeff Bezos, topman van Amazon, heeft de regel dat twee pizza’s voldoende moeten zijn om iedereen op je vergadering te kunnen voederen. Bij Google zenden ze nooit meer dan tien requests uit voor een meeting. “Te veel aanwezigen is slecht voor de productiviteit”, weet Rogelberg. “Er zijn te veel stemmen, te veel logistieke uitdagingen. Bovendien treedt er dan social loafing op, een concept waarbij we onszelf naar de achtergrond voelen verzinken waardoor we niet meer gemotiveerd, maar ook mentaal niet meer in staat zijn om deel te nemen aan de opdracht.”

‘We nemen het mee’

Het is dat gevoel dat ervoor zorgt dat heel wat mensen zich vervelen tijdens een vergadering. “Ik weet nog dat ik op den duur een bingo had gemaakt waarmee we ons bezighielden tijdens urenlange vergaderingen”, aldus een voormalig politiek medewerkster. “Daarop konden we dan vakjes aankruisen wanneer de woorden ‘we nemen het mee’ vielen, of wanneer de basisdemocratie weer maar eens onproductief bleek te zijn.”

‘Vaste overlegmomenten’ zijn ook voor velen een doorn in het oog. “Heel wat meetings zijn haast rituelen geworden”, beaamt Rogelberg. “Ze worden bijvoorbeeld ingepland op elke eerste dinsdag van de maand, zonder dat er effectief iets te melden of te bespreken is. Door algemene settings in Google Calendar of Outlook worden meetings ook altijd beraamd in blokken van uren, en proberen we die dan ook netjes op te vullen. Terwijl een efficiënte vergadering ook een kwartier, twee uur en negen minuten, of achtenveertig minuten kan duren”, zegt Rogelberg. “De vergadering is niet afgelopen wanneer de tijd om is, de vergadering is afgelopen wanneer de persoon die de vergadering voorzit vindt dat die afgelopen is.” Zet dat maar op een motivational poster.

Dustin Moskovitz, oprichter van de productiviteitsapp Asana, is voorstander van vaste dagen waarop er geen vergadering is. In zijn bedrijf geldt er een No Meeting Wednesday, een strategie die door Rogelberg en zijn research ondersteund wordt. “Wanneer werknemers constant moeten switchen van hun dagtaak naar meetings, dan zijn beide activiteiten niet succesvol. Het is daarom goed om een dag (of enkele dagen) per week in te lassen waarop er geen vergaderingen zijn.” Een magisch tijdstip voor een vergadering hebben onderzoekers nog niet opgeduikeld, al blijkt niet zo verrassend dat meetings aan het begin en aan het einde van de dag het meeste wrevel veroorzaken.

Topless meetings

Vorig jaar riep Elon Musk mensen op om weg te lopen uit nutteloze vergaderingen. “Dat kan misschien onbeleefd lijken, maar het is veel onbeleefder om iemands tijd te verdoen”, zei de Tesla-topman. Barack Obama en Mark Zuckerberg zijn dan weer van mening dat je het best walking- of standing meetings organiseert: dat beperkt automatisch de gastenlijst én de duur van een meeting. Kamervoorzitter Jan Peumans stelde het ietwat ongelukkig verwoorde “topless meeting”-concept voor, waarbij laptops en gsm’s uit de vergaderruimte verbannen worden.

Goede ideeën die volgens Rogelberg ook zorgen voor de nodige afwisseling, “maar voorbereiding is het belangrijkste. Als je weet wat je exact wilt bereiken met je vergadering, dan weet je automatisch wie je moet uitnodigen en werk je constructiever naar het doel van de meeting, waardoor het voor de aanwezigen prikkelend blijft. Die mindfulness van de leider (
zo staat het écht in zijn boek, KS) is key: wijken we niet te veel af, is dit bijzaak, heeft iedereen bijgedragen, maar ook: is het doel van de meeting behaald en kunnen we afronden?” In die ‘mindfulness’ ligt volgens de professor een groot deel van het probleem: “Amper 20 procent van de managers is opgeleid om een meeting te kunnen runnen. Eigenlijk zou zo’n training standaard moeten zijn”, vertelt hij.

Frederik Anseel deelt die mening van zijn collega niet. “Ik vind het een moeilijk concept. Als bedrijfspsycholoog zou ik mensen ook vuistregels kunnen voorschotelen om vergaderingen zo goed mogelijk in te richten, maar ik heb al zoveel dramatische meetings meegemaakt dat ik soms denk dat er gewoon geen oplossing is. Je kunt die regels allemaal vanbuiten leren en toepassen, maar dan spelen alle verschillende machtsverhoudingen en persoonlijkheden van de mensen aan tafel nog mee. L’enfer c’est les autres, hè. (lacht) “Ik zou zeggen: aanvaard vergaderverzoeken als een (soms) noodzakelijk onderdeel van je professionele leven. Besef dat het pijn gaat doen en dat je even zult moeten doorbijten.”

Al doe je dat best niet op die muffe broodjes die er al sinds de ochtend staan.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met De Morgen?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van De Morgen rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar info@demorgen.be.
DPG Media nv – Mediaplein 1, 2018 Antwerpen – RPR Antwerpen nr. 0432.306.234