Zaterdag 27/02/2021

'Efficiënter werken is rustiger werken'

Ze is professional organiser bij de gemeente Utrecht en multinationals als Texaco. 'Sommige mensen worden georganiseerd geboren. Ik ben niet een van die mensen. Ik heb het moeten leren. Maar nu kan ik het ook aan anderen leren', zegt timemanager Denise Hulst, auteur van het nieuwe boek Tijdig van kantoor.

Door Katrijn Serneels

ensen zijn vaak bang voor me", zegt Denise Hulst. "Omdat ik kom kijken hoe ze hun werk organiseren, denken ze algauw dat ik hen ga vertellen dat ze te lange lunchpauzes nemen. Of dat ik hun productie moet verhogen zodat hun bazen gelukkiger worden, en zijzelf ongelukkiger en gestresseerder. Een derde van de mensen ervaart stress op het werk. In de toptien van stressbronnen staan deadlines op één, incompetente bazen in de topvijf. Maar wat veel mensen vergeten, is dat ze zelf ook de bron zijn van heel wat onnodige stress, omdat ze slecht organiseren of plannen. Aan deadlines of incompetente bazen kun je meestal weinig veranderen, maar aan je eigen gedrag wel."

Iemand met een ordelijk bureau zal ook wel een mens zijn wiens dag ordelijk verloopt en die om vijf uur naar huis gaat.

Hulst: "Fout gedacht. Iemand met een ordelijk bureau kan een slechte planner zijn, en een ander kan een rommelig bureau hebben, maar goed zijn in zijn dag plannen. Organiseren is de buitenkant, plannen is de binnenkant. Plannen, dat is het overzicht bewaren en weten wat nu belangrijk is, en wat kan wachten tot morgen. Soms zijn er belangrijker dingen te doen dan je bureau opruimen of je post sorteren, en kan het organiseren wel even wachten tot morgen of het einde van de week, nadat de deadline voor het project gehaald is. Een opgeruimd bureau kan wel helpen om makkelijker te plannen. Als je niet moet zoeken naar die uitnodiging of dat voorbereidend verslag, heb je een beter overzicht van wat je deze week of maand te wachten staat, en kun je dus beter plannen en ook vlugger dingen afwerken."

Worden sommige mensen echt georganiseerd geboren?

"Aangeboren is organisatietalent niet, maar het kan wel een combinatie van je persoonlijkheid en opvoeding zijn. Iemand die houdt van structuur in zijn leven, en ook opgevoed is met voorbeelden van mensen die efficiënt hun dag, huishouden of werk structuren, kun je BO, Born Organised, noemen. Ik heb een vriendin die echt 'BO' is, op alle vlakken van haar leven. Ze gaat recht van A naar B, ze zit niet lang te twijfelen over wat ze eerst moet doen of wat ze nu of morgen het best kan doen, ze kan gewoon heel goed keuzes maken. Zelf ben ik daar helemaal niet zo goed in. Bij de geboorte van mijn eerste dochtertje, elf jaar geleden ondertussen, was mijn huis gewoon een puinhoop. Zo wou ik niet meer leven, ik had er te veel last van. Ik ben begonnen met opruimen, plannen en organiseren. Het vraagt veel tijd om je te organiseren, maar eens je georganiseerd bent, en een vaste plek hebt voor de rekeningen die betaald moeten worden en je geen tien minuten moet zoeken naar een onderbroek 's morgens, is het makkelijk om de orde te onderhouden."

Een beetje rommel vind je in elk huis of bureau wel. Wanneer moet je eigenlijk ingrijpen en de boel beter organiseren?

"Als je er zelf last van hebt, of als anderen er te veel last van hebben. Veel mensen zijn zich niet bewust van hun slechte of onproductieve gewoontes, zoals een papier zeven keer vastnemen voor je er echt iets mee doet. Het is zo'n beetje als autorijden: we vinden allemaal dat we het goed kunnen, maar vaak zijn er wat slechte gewoonten in ons rijgedrag geslopen waar we ons niet bewust van zijn. Tot er iemand meerijdt die zegt: hé, je bent wel een serieuze omweg aan het maken, of je schakelt veel te laat in een hogere versnelling."

'Dat is binnen vijf minuten af! roepen we enthousiast.' Een half uur later is het echt af. We onderschatten vaak de tijd die we nodig hebben om iets te doen. Hoe komt dat?

"Daar zijn verschillende redenen voor: wat we leuk vinden, doen we zo even tussendoor, denken we. Dat is vlug af, dus dat doe ik eerst. De minst leuke dingen, die gaan lang duren, en die stellen we het liefst uit tot morgen. Wat je eigenlijk doet, is je voorkeuren bepalen in plaats van je prioriteiten stellen. Elke mens is gericht op leuke dingen en houdt niet van saaie dingen, en daarom houden we onszelf verkeerdelijk voor dat wat we leuk vinden, ook makkelijker is en sneller gaat. Dat is niet altijd zo.

"Het kan best zijn dat je maar vijf minuten nodig hebt om iets af te ronden, maar dat je telefoon begint te rinkelen, de printer niet wil printen, en je baas je nog iets moet vragen. We houden in onze planning te weinig rekening met te voorziene en onvoorziene onderbrekingen. Vaak doe je twee of drie keer langer over een taak dan je in je optimisme denkt."

Moeten we dan toch maar besparen op onze lunchpauze?

"Wie een lunchpauze neemt, is productiever dan wie voor de computer zijn broodje opeet, zo blijkt ook uit onderzoek. Je hersenen hebben tijdens een werkdag ook pauzes nodig, en je beste ideeën krijg je vaak op het toilet of in de auto, wanneer je eigenlijk helemaal niet bewust met je werk bezig bent. Ons onderbewustzijn kan namelijk veel meer informatie verwerken in korte tijd dan wanneer we de hele tijd bewust zitten na te denken over een probleem. Je moet trouwens aan oplossingen denken, niet aan het probleem. Mijn advies is dus: wees op tijd even lui en neem een pauze, en wees vriendelijk tegen iedereen. Mailtjes of vragen van een leuke persoon worden vlugger beantwoord dan die van een norse knorpot."

Denise Hulst, Tijdig van kantoor. Meer kwaliteit van werken door werkplekorganisatie, planning en efficiënt emailmanagement, uitgeverij Spectrum, 200 pagina's, 12,95 euro

'Wie een lunch-pauze neemt, is productiever dan wie voor de computer zijn broodje opeet'

Meer over

Nu belangrijker dan ooit: steun kwaliteitsjournalistiek.

Neem een abonnement op De Morgen


Op alle artikelen, foto's en video's op demorgen.be rust auteursrecht. Deeplinken kan, maar dan zonder dat onze content in een nieuw frame op uw website verschijnt. Graag enkel de titel van onze website en de titel van het artikel vermelden in de link. Indien u teksten, foto's of video's op een andere manier wenst over te nemen, mail dan naar info@demorgen.be.
DPG Media nv – Mediaplein 1, 2018 Antwerpen – RPR Antwerpen nr. 0432.306.234