Dinsdag 13/04/2021

Dromen van een kantoor zonder papier

Een notitieboekje werd een tablet, een brief een e-mail. De digitale revolutie maakt slachtoffers bij de traditionele bedrijven. Staples Belgium, leverancier van kantoorbenodigdheden, schrapt fors in zijn personeel. Is het paperless office dan toch geen mythe?

219 van de 289 banen staan op de helling bij Staples Belgium. In het hoofdkantoor in Strombeek-Bever verdwijnt een groot aantal banen. Het distributiecentrum in Tongeren, het callcenter in Eupen en de zes winkels (Eke, Zellik, Temse, Schoten, Zaventem en Aartselaar) worden gesloten, zegt Eddy Graller, secretaris van de socialistische transportvakbond BTB.

Voor de bonden en het personeel een verrassing. Het bedrijf wijst naar de inkrimpende markt voor klassieke kantoorbenodigdheden, de dalende conjunctuur en het krimpende marktaandeel van Staples als reden voor de forse sanering. Eerder vorig jaar werd ook al ingegrepen bij Office Depot. Ook een slachtoffer van de digitale revolutie. Papier en schrijfmateriaal rijmt immers niet met hippe tablets, e-mails en pdf's.

Papierverslaving

Alhoewel we dat kunnen verwachten, klopt die analyse niet helemaal. Ondanks de verspreiding van digitale apparatuur blijft onze papierverslaving inherent. Het paperless office is verder weg dan ooit. "Papier zal nooit volledig verdwijnen", zegt Luc Devlamynck. Hij is zelfstandig verzekeringsmakelaar en was in de jaren 90 een heuse pionier van de filosofie van het papierloos kantoor. En tot vandaag blijft Devlamynck een groot verdediger van dat concept. Al is zijn kantoor niet meteen een toonbeeld van een clean desk. "Papierloos werken mag dan wel een utopie zijn, papierarm werken is dat niet." Voor zijn neus staan twee computerschermen, de verzinnebeelding van zijn digitale strijd tegen het papier. Zijn mantra een drieletterwoord: pdf. "Eind de jaren 90 ben ik begonnen met het opzetten van een klassementsysteem. Ik heb zelfs een grafische opleiding gevolgd, speciaal om mij dat eigen te maken." Vandaag is het volledige klassement van zijn makelaarskantoor digitaal. Goed voor het equivalent van 1,2 ton papier. Alles werd ingescand, opgeslagen en daarna vernietigd. "De omschrijving paperless office is verkeerd, papierloos zullen we nooit worden. Maar een doorgedreven digitalisering is wel eens zo snel, efficiënt en veel minder foutgevoelig. Een dossier verkeerd leggen, kan niet meer. Je kunt het overal raadplegen en ter beschikking stellen. Mocht mijn kantoor afbranden, ik kan meteen verderwerken, als ik maar een internettoegang heb. Vroeger zou een brand een ramp zijn geweest." Het vergt enkel een investering in de juiste apparatuur en servers. "Al bespaar ik vandaag minstens 5.000 euro aan postzegels per jaar", rekent Devlamynck voor, die enthousiast zijn database en de achterliggende machinerie van back-ups en externe servers uitlegt. Met datzelfde enthousiasme geeft de Zwevegemse makelaar opleidingen aan verzekeringsmakelaars die ook de digitale stap overwegen.

Overheidsformulieren

Geen overdreven luxe, want wij Belgen zijn grote papierverbruikers. En we zijn niet de enigen. Tussen 1980 en 2000 verdubbelde het papierverbruik in het Westen, ironisch genoeg op het ogenblik dat de computer zijn intrede deed op kantoor. Het is relatief goedkoop, en vooral poepsimpel om te printen. De verleiding om die e-mail, of dat documentje snel even af te drukken, is groot. Ook de aanwas van de verschillende digitale bronnen waarop we via het internet overspoeld worden met nieuwtjes, documentatie en verslagen is doorheen de jaren enkel toegenomen. En, ondanks die digitalisering is er vaak ook nog geen digitaal alternatief. Denk aan de formulieren die de overheid en administraties ons toestuurt.

"Wij wachten nog altijd op de wetgeving die ons als verzekeraars het juridische recht biedt om bewijsstukken op basis van digitale kopieën te aanvaarden", zegt Luc Devlamynck. "We ijveren daar al jaren voor." Toch geeft de man ootmoedig toe dat ook hij, zelf een paperless-adept, bij complexe dossiers al eens durft te printen. Dat hij niet alleen is blijkt uit een schatting van Hewlett Packard. Volgens het grootste IT-bedrijf rolden in 2010 liefst 13,7 triljoen blaadjes uit de wereldwijde printers.

Meer over

Nu belangrijker dan ooit: steun kwaliteitsjournalistiek.

Neem een abonnement op De Morgen


Op alle artikelen, foto's en video's op demorgen.be rust auteursrecht. Deeplinken kan, maar dan zonder dat onze content in een nieuw frame op uw website verschijnt. Graag enkel de titel van onze website en de titel van het artikel vermelden in de link. Indien u teksten, foto's of video's op een andere manier wenst over te nemen, mail dan naar info@demorgen.be.
DPG Media nv – Mediaplein 1, 2018 Antwerpen – RPR Antwerpen nr. 0432.306.234