Zaterdag 28/03/2020

vergaderen

CEO's zijn het erover eens: "Vergaderen wordt overschat"

Elon Musk van Tesla.Beeld REUTERS

"Verlaat een meeting of een call als je geen waarde toevoegt." Dat is het opmerkelijke advies van Tesla-CEO Elon Musk aan zijn werknemers. Vlaamse managers geven Musk gelijk, al durft niemand op te stappen in een nutteloze meeting. "Liever denk ik op voorhand na of ik wel ga."

In een nota aan zijn werknemers geeft Elon Musk tips om efficiënter te werken. De man heeft dan ook problemen: de productie van zijn Model 3 raakt maar niet op dreef. Opvallendste actiepunt in de nota: weglopen uit onproductieve vergaderingen. “Het is niet onbeleefd om weg te lopen, het is onbeleefd om iemand te dwingen te blijven en zijn tijd te verdoen", schrijft hij.

"De kwaliteit van een beslissing noem ik het schilderij, de betrokken personen het kader", schetst Ignace Van Doorselaere, CEO van chocolademaker Neuhaus. "Maar het kader is belangrijker geworden dan het schilderij. De technocratie dwingt ons om zoveel mogelijk mensen en procedures te betrekken." 

Ignace Van Doorselaere, CEO van chocolademaker Neuhaus: "We nodigen te veel mensen uit om niemand op de tenen te trappen."Beeld Imagedesk / Bart Dewaele

Van Doorselaere is ervan overtuigd dat een omslagpunt bereikt wordt als te veel mensen aan een vergadering deelnemen. "Met zes mensen ben je meer dan met drie, maar je zult trager worden. Toch blijven we maar iedereen uitnodigen om niemand op de tenen te trappen. Sommige mensen reageren namelijk erg verongelijkt als ze niet mogen deelnemen."

Ook Clement De Meersman, ex-CEO van Deceuninck Plastics, herkent meteen meetings die te weinig to the point zijn. "Iemand moet de agenda bijhouden. Een hele klus als iedereen die agenda aangrijpt om af te wijken van de route."

"Lange verhalen van mensen die zich belangrijk voelen, hou je beter voor op café. Dat is ook de kunst van het 'ontgaderen': minder, slimmer en korter vergaderen", zegt Frank Van Massenhove, overheidsmanager bij de Federale overheidsdienst Sociale Zekerheid. Van Massenhove voerde destijds het thuiswerk in op de overheidsdienst. Sinds de cultuuromslag van klokgericht naar resultaatgericht werken, is de productiviteit in negen jaar tijd met 82 procent gestegen. Zelf zet hij zijn gsm en laptop beslist uit tijdens meetings, om de focus te behouden.

Van Massenhove hekelt de typische groepsprocessen die spelen tijdens vergaderingen. "Opvallend veel discussies gaan over ego en over wie welke slag thuishaalt. Het komt erop neer kritische vragen te stellen om de vergadertijgers stil te houden, zodat minder assertieve mensen aan bod komen. Enkel zo komt de waarde van een werknemer naar boven."

Overheidsmanager Frank Van Massenhove (FOD Sociale Zekerheid): "Opvallend veel discussies gaan over ego en over wie welke slag thuishaalt."Beeld diego franssens

Werk slimmer, niet harder

Werk slimmer, niet harder. Dat is de slagzin van UPrince, het bedrijf van specialist time management Kurt Vanhaesebrouck, dat bedrijven helpt met hun algemene efficiëntie.

"In Nederland is het management communicatiever. In België start men te veel vanuit één initiatief, zonder concrete acties", zegt Vanhaesebrouck. Ook De Meersman erkent de verschillen met de Belgische industrie. "Als Nederlanders tijd verliezen, durven ze dat te benoemen. Dan stellen ze een uur of een dag uitstel voor." 

De oplossing? "Projectmatig werken, duidelijke doelen stellen en dat op elk niveau van de organisatie", zegt Vanhaesebrouck. Meer autonomie en vertrouwen in de werknemers helpt daarbij. Bij Neuhaus mogen werknemers in en uit de meeting stappen als ze maar voor één punt aanwezig moeten zijn. "We moeten af van functiebeschrijvingen, allerlei regeltjes en lange beslissingscycli. Vul de functiebeschrijving liever breder in", zegt Van Doorselaere.

Opvallend genoeg volgde niemand onder de gecontacteerde managers ooit een cursus time management, maar bleken ze in de praktijk toch vaak de principes toe te passen.

"Voor 80 procent van de tijd werk je eigenlijk met dezelfde tien personen. Als je die mails vervangt door één keer per week te vergaderen, kan dat tot 50 procent tijdwinst opleveren", zegt Vanhaesebrouck. 

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met De Morgen?

Tip hier onze journalisten


Op alle artikelen, foto's en video's op demorgen.be rust auteursrecht. Deeplinken kan, maar dan zonder dat onze content in een nieuw frame op uw website verschijnt. Graag enkel de titel van onze website en de titel van het artikel vermelden in de link. Indien u teksten, foto's of video's op een andere manier wenst over te nemen, mail dan naar info@demorgen.be.
DPG Media nv – Mediaplein 1, 2018 Antwerpen – RPR Antwerpen nr. 0432.306.234