Organisatie

7 gewoontes die je helpen om je leven beter te organiseren

4 © THINKSTOCK

"Jezelf en je leven goed organiseren is geen aangeboren talent, maar een vaardigheid die aangeleerd kan worden", zegt professioneel organisator John Trosko. Onder dat mom zette Fastcompany dan ook zeven gewoontes van de iets beter georganiseerde medemens op een rij, die je aanzetten in de toekomst zelf ook iets gestructureerder en tijdsefficiënter te werk te gaan.

1. Gebruik hulpmiddelen

Van een ouderwetse keukenwekker tot de nieuwste smartphonetechnologie: goed georganiseerde mensen vinden overal tools die hen helpen het meeste uit hun dag te halen. Zo stellen ze mobiele telefoonapps met pop-upfunctie in, die hen aan sommige activiteiten herinneren, of ze gebruiken een timer om het verlopen van de tijd te visualiseren.

Grote taken houden ze overzichtelijk door ze in te delen in kleinere to do-eenheden. Ze nemen al eens wat vaker een niet-werkgerelateerde pauze, waardoor hun algemene productiviteit tijdens de hele dag de hoogte in gaat.

2. Stel duidelijke prioriteiten

4 © THINKSTOCK

In plaats van hun dagdagelijkse bezigheden en professionele activiteiten als een ongestructureerde chaos op zich te laten afkomen, stellen georganiseerde mensen van meet af aan een goed overzicht op. "Al naargelang de belangrijkheid van de af te ronden taken, stellen ze een prioriteitenlijstje op", zegt Lisa Zaslow, oprichtster van Gotham Organizers in New York City.

"Georganiseerde mensen weten precies welke doelen ze willen bereiken, welke stappen ze daarvoor moeten ondernemen en wanneer. Daarnaast weten ze ook heel goed welke activiteiten hun onmiddellijke aandacht vragen, en welke nog even kunnen worden uitgesteld".

Ze starten de dag dan ook met een scherpgesteld to do-lijstje, dat indien nodig, in de loop van de dag nog wat bijgesteld kan worden.

3. Less is wel degelijk more

Een gouden regel om de organisatie van je leven in goede banen te leiden, is ervoor zorgen dat er zo weinig mogelijk 'substantie' aanwezig is die georganiseerd moet worden, zegt productiviteitsexpert Hillary Rettig, tevens auteur van 'The 7 secrets of the Prolific'. "Ze zoeken uit wat hun persoonlijke en professionele missies en doelstellingen zijn, en zetten daar dan volledig op in. Activiteiten die niet in hun kraam passen, worden genadeloos geëlimineerd."

4. Eenvoud en efficiëntie zijn troef

Wanneer organisatiesystemen te complex zijn, worden ze vaak niet gebruikt. Volgens Trosko zijn de tools die goed georganiseerde mensen gebruiken om dingen overzichtelijk te houden meestal dan ook bijzonder simpel én gebruiksvriendelijk. "Zo zullen rekeningen die nog betaald moeten worden, hun plaats vinden in één bakje, degene die reeds betaald werden, in een ander, wordt een kapstok idealiter altijd vlakbij de deur geplaatst en maken bokalen of mandjes in de inkomhal de dagelijkse zoektocht naar die dekselse sleutelbos compleet overbodig."

4 © THINKSTOCK

5. Stel niet uit tot later

Organisatie vraagt om een consequente aanpak, zegt Zaslow. "Wie niet geregeld naar de fitness gaat om te trainen, kan die goede conditie op zijn buik schrijven. Zo is het ook met organisatie."

Georganiseerde mensen nemen dan ook elke dag een momentje om alle dingen die uit hun georganiseerde structuur vielen, terug op de juiste plek te leggen. Zo zullen ze regelmatig hun mailcorrespondentie archiveren, brieven sorteren of de mappen op hun computer herschikken. "Georganiseerde mensen zullen zelden iets uitstellen tot later, als het ook nu kan gebeuren: want in snel zaken op orde stellen, kruipt minder tijd dan een hoop uitgestelde zaken achteraf moeten uitsorteren."

6. Durf loslaten en vernieuwen

4 © THINKSTOCK

Georganiseerde mensen houden regelmatig een grote schoonmaak: wat niet langer bruikbaar is, hoeft ook niet nodeloos bijgehouden of gestockeerd te worden. Documenten, systemen of apparaten waarvan de informatieve of gebruikswaarde gedateerd is, moeten zonder twijfel de baan ruimen voor meer efficiënte tegenhangers.

7. Plaats jezelf in de toekomst

Jezelf imaginair opsplitsen in twee delen - je huidige zelf versus jezelf in de toekomst - kan je helpen meer georganiseerd en doelgericht tewerk te gaan, zegt Lorie Marrero, oprichtster van Clutter Diet, een online organisatieprogramma. Lorie houdt ervan haar toekomstige zelf voor ogen te houden, wanneer ze kleine taken in het heden oplost. "Wanneer ik door een rommelige kamer loop, denk ik meestal aan hoe ik mezelf in de toekomst veel gelukkiger kan maken door de afwas en de opruim nu alvast voor mijn rekening te nemen."

Marrero zegt dat georganiseerde mensen ook op die manier tewerk gaan bij het opstellen van hun agenda: telkens ze een activiteit in tijd en ruimte plaatsen, vragen ze zich daarbij ook af met welke activiteiten ze die opdracht kunnen omringen om het meest tijdsefficiënt te werk te gaan. Ze houden daarbij ook in het achterhoofd of er misschien tijd nodig is om de taak voor te bereiden of om eventueel een follow-up te doen? Indien ja, calculeren ze ook die tijd ook onmiddellijk in hun schema in. Zo komen ze nooit voor verrassingen te staan.

Dossier beste van het web

Lees alle artikels

nieuws

cult

zine